Como resolver problemas:
Pare de apagar incêndios. Encontre soluções definitivas para os problemas
Quando falamos de liderança e empreendedorismo no futuro, vemos que é preciso adquirir algumas habilidades para conseguir permanecer e se destacar no mercado. Uma delas é saber lidar com problemas e o principal: encontrar a solução para eles.
Neste artigo, Paola Tucunduva, especialista em empreendedorismo, aborda sobre uma melhor forma de identificar e solucionar um problema sem correr o risco de enfrentá-lo novamente.
“Eu posso não ter 100% do controle sobre o que acontece, mas eu posso controlar como eu vou reagir ao que me acontece.”
O que gera a solução definitiva de um problema é um trabalho com planejamento envolvendo a equipe e as ferramentas certas. Quando se resolve um problema no âmbito do óbvio, esse problema é resolvido numa superfície rasa, não é possível descobrir a verdadeira causa do problema e é por isso que ele volta a aparecer. Assim como a aspirina soluciona a febre mas não resolve a doença, é necessário encontrar a causa para que o problema não volte a acontecer.
Como diagnosticar o meu problema?
Primeiro de tudo é preciso saber quais são os fatores críticos de sucesso, entender o que é capaz de me levar a alcançar o objetivo e a meta que eu tenho na minha empresa. Com isso é preciso ter em mãos indicadores monitorados que mostram o que está caminhando bem e o que não está e, a partir disso, esses resultados me darão sinais. Os sinais podem ser positivos e significar oportunidades e avanços nos resultados, como também podem ser negativos, surgindo o problema, a partir daí é preciso seguir alguns passos para te ajudar a encontrar a solução desse problema.
1. Identifique o problema
Identificar o problema é o primeiro passo. O primeiro ajuste depois que um indicador nos mostra resultados negativos parece óbvio, mas deve ser feito da forma correta. A síntese do problema deve ser objetiva e precisa, não dando margem às suposições. Busque detalhes através dos indicadores e chegue com exatidão ao problema que acontece na sua empresa.
2. Analise o fenômeno
Analisar o fenômeno do problema é necessário para evitar cair nas armadilhas comuns como:
- tomar decisões precipitadas,
- acreditar que já se tem consciência do problema e partir para a ação,
- especular a respeito da causa,
- recorrer a ações interinas de maneira permanente (gambiarras),
- usar inadequadamente a informação disponível ou não usá-la.
3. Analise a causa identificando a raiz do problema
Não pense apenas em solucionar os sintomas mas se aprofunde no que pode ser melhorado e terá a causa muito clara para que seja resolvida. Busque fontes de informação e criatividade ouvindo pessoas envolvidas, colaboradores, clientes, fazendo reuniões. Muitas vezes a solução aparece quando você consegue sair da empresa, do problema.
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Plano de ação
O plano de ação é importante para garantir que um desejo futuro se materialize através das ações concretas, além disso, acompanhar a realização efetiva das ações que levam aos resultados esperados é de suma importância para não deixar que as ações iniciadas no passado caiam no esquecimento.
Como construir um plano de ação?
- Divida seu Plano de Ação em PARTES (atividades) de um mesmo ASSUNTO.
- Construa um plano TRIMESTRAL e realize acompanhamentos SEMANAIS (utilize o formato de CRONOGRAMA).
- Priorize as ações que necessitam de maior ATENÇÃO.
- Aponte um RESPONSÁVEL para cada AÇÃO.
- Em cada revisão mensal ADICIONE NOVAS AÇÕES de acordo com a necessidade (oportunidade ou problema) e REVISE PRAZOS de ações que não foram realizadas no tempo planejado
- Após um trimestre FAÇA uma REVISÃO para verificar se todas as ações foram realizadas.
- Então CONSTRUA outro plano de ação para o PRÓXIMO TRIMESTRE (que pode conter ações antigas não terminadas).
Seguindo esses passos você obterá os indicadores de desempenho, as informações da análise de causa e efeito e a solução eficaz do problema.
Este conteúdo faz parte dos encontros semanais do Clube de Aceleração Protagonistas. A seguir compartilho o vídeo e o podcast da primeira parte do Programa para você compreender como parar de apagar incêndios diários e chegar a soluções definitivas e eficazes.
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